社会人必見！必ず知っておきたい仕事を速めるＯＡスキル～初めの一歩編

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先日妻が、パソコンで作業している私をみて一言。
「なんでそんなに速いの？」
こう言われて、当たり前のように
「基本的にマウスを使わずキーボードで完結させてるからだよ」
と伝えると、そんな人いままで見たことないと言われてしまいました。

私、仕事柄一日中エクセルとかをいじくり倒しているので、作業スピードを高めるため、ショートカットキーやアクセラレーションキーを多用しております。確かに私自身も営業現場にいた時はあまりショートカットキーは使っておりませんでしたので、意識的に使っていかないと身につかないと感じています。これを見ている方の作業効率が上がり、労働時間が少なくなることを願って、また自分の備忘の意味もこめて、紹介して行きたいと思います。まずは初めの一歩編として、これだけは最低限覚えておきましょうというやつです。

初めの一歩

ここにある操作は確実に覚えるようにしましょう。
これを覚えるだけでもかなり作業スピードは向上します。

1.Ctrl+C

これは多くの人が知ってるのではないでしょうか？
コピーのショートカットですね。わざわざマウスの右クリックをしてコピーを選択するのではなく、これを使った方がはるかに速くなります。

2.Ctrl+X

コピーと比較するとあまりなじみがないかもしれませんが、これもよく使います。
こっちは切り取りのショートカットです。コピー同様マウスでやるより格段速いです。

3.Ctrl+V

コピペという言葉でおなじみの貼り付けのショートカットです。
上記の1,2で貼り付けしたい部分を選択した後に使用します。
組み合わせると非常に速くなります。

4.Alt+Tab(Alt+Shift+Tab)

起動中の異なるアプリケーション間を行き来するためのショートカットです。
マウスで選択する場合は、おそらく画面下のタスクバーを選択することになると思います。
これを覚えるとマウスを使うことが格段に少なくなりますので、必ず覚えましょう。
ちなみに「Alt+Tab」は右方向に、「Shift」を加えると、左方向に動きます。
普通はいくつもアプリケーションを立ち上げることは少ないかと思いますので、「Alt+Tab」だけ覚えておけば十分です。

5.Ctrl+PageDown(Ctrl+PageUp)

これは例えばエクセルの場合、シート間を行き来するためのショートカットです。
エクセル以外にも、Webブラウザで開いているタブを行き来することにも使えます。
マウスですと該当のシートなり、タブなりをマウスでクリックする必要があります。
これも4と同様覚えると格段にマウスを使わなくなります。

6.Ctrl+S

エクセルやワード、メモ帳で作業して、上書き保存するのショートカットです。
わざわざタスクバーの「ファイル」を選択して、上書き保存とか選択していませんか？
一回で済む程度のボリュームなら良いですが、仕事ともなると数時間かけて作り上げるとかもざらにありますので、保存せぬまま途中でフリーズして泣かないためにも、このショートカットでこまめに保存しましょう。

7.F12

こっちはエクセル等で「名前をつけて保存」のショートカットです。
名前がまだない新規のファイルであれば6のショートカットをすると、自動的に名前をつけて保存にありますが、既存のファイルを開いて6をすると上書き保存となります。
既存のファイルはバックアップとして残して、新しく生み出したいと言う場合はこちらです。
もっとも、私は日々の癖から6のショートカットを押しがちなので、既存のファイルを加工していく場合は、ファイルそのものをコピペして名前を変えるようにしています。
このほうがミスも少なくなるのでいいかと思いますよ。

8.F2

フォルダ名を修正したい場合、エクセルでセルに直接打ち込みたい場合のショートカット(？)です。これも地味ですが非常に良く使うかつ、スピードアップにつながります。
マウスの場合だと、やれダブルクリックだ、右クリックだが必要になりますが、これだとキー操作一発です。簡単なので是非覚えましょう。

9.Ctrl+Shift+N

新しいフォルダを作るためのショートカットです。
プライベートではあまりないかと思いますが、仕事となると体系的にフォルダ管理する必要があるため、よく使うと思います。そんな時用です。
ちなみにマウス操作ですと、右クリックして新規作成→フォルダーを選択します。

10.Ctrl+W

アプリケーションやブラウザを終了するために右上の×をマウスで選択していませんか？
マウスポインタの位置が×のすぐ近くにあればよいですが、左下にあった場合面倒です。
それ以前にキーボードからマウスに手を移すのが面倒です。
そんな時はこのショートカットです。ちなみにWindows付属アプリの「メモ帳」はこれでは閉じることができませんの、11をご使用ください。

11.Alt+F4

起動中の同種のアプリケーションを一気に終了するためのショートカットです。
もちろん保存するか否かのメッセージも出ますのでご安心ください。
帰社時に一気に閉じたいときなどにお薦めです。
9でも書いたように、「メモ帳」はこのアクションじゃないとショートカットで閉じれません。

12.Home(End)

文章を書いている時に、同じ行の先頭ないしは文末に戻るためのショートカットボタンです。
先頭はHome、文末はEndで戻ることが出来ます。
地味ですが、マウス操作ないしは矢印ボタン等で行くよりははるかに速くなります。

13.Shift+Home(Shift+End)

12の派生系のようなもので、文章を選択(アクティブ)にしながら文頭なしは文末に戻るための、ショートカットです。マウスで選択したり、バックスペースやデリートを連打しなくてもスマートかつ迅速に消せますので、効率がアップします。修正やコピペを多用するブログ執筆時なんかにも地味に役立ちますよ。

14.Ctrl+Home(Ctrl+End)

12の派生系です。12と違うのは同じ行の先頭・文末に行くのではなく、文章そのものの文頭・文末に移動するためのショートカットです。途中の分を修正していて、さぁ続きを書こうという時に、Ctrl+Endを押して一瞬で文末に飛びます。マウスに手を移さないので、当然圧倒的に速くなります。Shiftを組み合わせると、13と同一のことが出来ますが、そんな機会はあまりない、かつそんな場合は全選択することがほとんどだと思いますので、今回は割愛です。

15.Ctrl+A

14で少しふれましたが、全選択のショートカットです。
マウスでやるより圧倒的に速いので、これも確実に覚えるようにしましょう。

16.Ctrl+P

印刷をするためのショートカットです。
プライベートでは印刷することなんてほとんどないかと思いますが、仕事となると別！
ペーパレスが遅々として進まないトラディショナルな企業に勤めている人にはお薦めです。笑